Ter uma boa comunicação interna faz toda diferença para que a produtividade na empresa flua bem. Ter transparência nos processos ajuda a evitar retrabalhos, deixa o clima organizacional mais agradável, melhora o relacionamento entre colegas e entre líderes e equipe.

Se você sente que há muitos ruídos na comunicação da sua empresa, é hora de fazer ajustes. O setor de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas pode ter um papel muito ativo nessa melhoria e é sobre isso que vamos falar hoje.

Veja agora como melhorar a comunicação interna e deixá-la mais fluida e sem gargalos.

O que é comunicação interna?

A comunicação interna é o processo de troca de informações entre o público interno de uma empresa – líderes, RH, funcionários, estagiários, fornecedores e outros.

Para que essa troca flua bem, é interessante que a empresa tenha uma operação dedicada à comunicação interna, que pode ser um setor exclusivo para isso ou incorporar ações de endomarketing ao marketing e ao RH.

A comunicação interna impacta em:

• Um bom relacionamento e alinhamento entre a organização e seus colaboradores;
• Mais produtividade nas operações do dia a dia;
• Mais colaboração entre as diferentes equipes;
• Ter pessoas mais informadas sobre as atualizações relacionadas a projetos e estratégias empresariais;
• Acelerar a resposta às mudanças de mercado e pressões da concorrência;
• Melhorar o atendimento ao cliente e a qualidade de produtos e serviços;
• Tornar as pessoas mais engajadas e motivadas.

Como melhorar a comunicação interna na empresa?

Mas, então, como melhorar essa comunicação entre o público interno?

Um ponto muito importante é que as empresas mudem a lógica da comunicação interna. Em vez de uma comunicação “de cima para baixo”, ou seja, de líderes para funcionários, a comunicação deve ser horizontal, em que todos tenham a liberdade de compartilhar informações, de dar ideias, opiniões e propor soluções.

Tenha processos estruturados

As falhas de comunicação muitas vezes vêm da falta do mapeamento de processos. Assim, as pessoas envolvidas não sabem quais as etapas do fluxo de trabalho, não sabem os objetivos estratégicos daquelas funções que exercem, não conhecem as outras pessoas que fazem parte daquele projeto e, com isso, não podem trocar informações com transparência.

Mapear os processos, treinar as pessoas sobre essas etapas do fluxo de trabalho e possibilitar que elas tenham acesso as mesmas informações fazem com que o andamento fique mais fluido, ágil e com menos erros.

Você pode contar com a ajuda de um sistema de BPM para isso, se quiser automatizar os processos e torná-los mais acessíveis a todos que fazem parte daquele fluxo.

Incentive os feedbacks

A gestão de pessoas deve incentivar líderes a darem feedbacks aos seus times regularmente, sejam eles positivos ou construtivos, para aproximar a comunicação entre eles. A ideia aqui, é claro, é que durante os feedbacks os funcionários tenham liberdade para opinar, tirar dúvidas e dialogar com seus colegas (superiores ou não).

Tenha canais específicos de comunicação interna

Uma das principais dicas para melhorar a comunicação interna na empresa é contar com canais específicos para isso. Locais e ferramentas que facilitem o fluxo de informações, principalmente se a empresa tem muitos colaboradores e se ela trabalha em regime híbrido ou remoto.

Veja alguns exemplos de canais:

Reuniões online

As reuniões online são ideais para empresas que têm funcionários à distância, mas não apenas isso. Mesmo entre as equipes internas, é mais prático fazer chamadas virtuais do que agendar uma sala de reuniões para que todos se encontrem em determinado horário. Você economiza tempo e espaço.

E aqui vai uma dica: reuniões mais curtas, porém mais frequentes, costumam ser mais produtivas do que aqueles encontros longos, em que se discutem muitos assuntos.

Intranet

A intranet é uma plataforma de comunicação que está disponível apenas para o público interno e pode ser ótima para compartilhar informações sobre a empresa em tempo real.

Comunicações importantes da gestão, eventos, treinamentos, novidades e conquistas, aniversariantes do mês, atualizações de projetos, tudo isso pode ser enviado por esse canal e os funcionários e fornecedores podem receber imediatamente.

Existem ainda softwares de gestão que possuem essa funcionalidade, o que importa é ter um canal online, imediato e exclusivo para esse público.

Grupo de e-mails

A empresa também pode criar grupos de e-mails para facilitar o compartilhamento de informações. Com o grupo, você envia o mesmo email para todos aqueles contatos previamente selecionados.

Você pode dividir por equipes, por exemplo, “equipe de marketing”, por grupos de trabalho, por pessoas específicas envolvidas em determinados projetos e outros.

Apps de mensagem

Atualmente, existem diversos aplicativos de gestão de projetos, equipe e tempo, que podem ser usados para compartilhar mensagens entre o time interno. Slack, Google Chat, Asana e Trello são alguns deles.

Você também pode usar apps de mensagem, como o WhatsApp e o Telegram. Porém, é muito importante que haja regras claras para uso dessas ferramentas, como, por exemplo, ter um limite de horário para envio de mensagens.

Com a facilidade de envio a qualquer momento, esses apps têm sido responsáveis por estresse e burnout de trabalhadores, e até mesmo de processos trabalhistas contra empresas e chefes que abusam do envio de mensagens.

Murais internos

Clássicos, mas sempre funcionais, os murais instalados nas dependências da empresa podem ser úteis para a comunicação interna. Afixe notícias importantes, anúncios de vagas, convites para eventos e outras informações corporativas.

O ideal é que esses murais sejam instalados em locais de fácil acesso e que tenham maior fluxo de funcionários, como a recepção, espaço do café, elevador e outros.

Fale com o RH

Um gap grande em empresas costuma ser a comunicação entre funcionários e RH, sobretudo no que diz respeito a denúncias de assédio, reclamações sobre lideranças e outras questões profissionais mais delicadas.

O RH deve ter sempre as portas abertas aos colaboradores, mas ter um canal reservado para esse fim é importante. Isso pode ser um email, uma pessoa específica na equipe de RH, um telefone, uma ouvidoria e outros.

Entendeu como melhorar a comunicação entre as pessoas na sua empresa? Valorizar esse fluxo de informações e dar mais espaço para participação é um ótimo passo para uma gestão mais humanizada.

Quer entender melhor? Então, leia agora tudo sobre a gestão humanizada, como colocar em prática e quais os benefícios disso para a empresa.