Os custos com o quadro de funcionários vão muito além do pagamento do salário. E muitas empresas não colocam esses gastos na ponta do lápis, o que pode prejudicar no planejamento financeiro.

Saber quanto custa exatamente um funcionário é importante para calcular o orçamento mensal da empresa e para se proteger de processos trabalhistas.

E, claro, também contribui para que a empresa consiga negociar aumentos salariais, benefícios corporativos e capacitações. Colaboradores que são reconhecidos financeiramente ficam mais satisfeitos profissionalmente e tendem a ficar mais motivados e produtivos. O que reflete em todo o desempenho do seu negócio.

Veja agora como fazer o cálculo e qual o valor de um funcionário para sua empresa.

Quais são os custos de um funcionário?

De maneira geral, podemos dizer que um funcionário custa de 2,5 a 3 vezes mais que o próprio salário. É o que mostra o estudo feito pela Fundação Getúlio Vargas.

A variação depende, principalmente de dois fatores:

1.      Tempo de serviço

O estudo mostra que o tempo que o funcionário está no emprego interfere no seu custo para a empresa.

Para um funcionário com um ano de empresa, o custo aproximado é de 2,83 vezes o seu salário. Já para quem está há 5 anos no emprego, o custo cai para 2,55 vezes.

2.      Regime em que a empresa é enquadrada

Os encargos sobre a folha de pagamento (maior custo nossa conta) variam conforme o regime que a organização adota.

Se a empresa está enquadrada no regime de Simples Nacional – para organizações com faturamento menor que R$ 4,8 milhões –, terá encargos menores que aquelas em regime de Lucro Real ou Presumido – com faturamento até R$ 78 milhões por ano:

• Simples Nacional: 39,37% de encargos tributários, considerando principalmente a isenção do INSS
• Lucro Real ou Presumido: 68,18%.

Quais custos considerar?

Além dos impostos, recaem sobre a empresa os seguintes custos com o funcionário:

•  13º salário
• Férias
• Vale-transporte e alimentação
• Horas extras
• Plano de saúde e seguro de vida (caso tenha)
• Reajustes salariais anuais
• Gastos com afastamentos e absenteísmo
• INSS, além de salário-maternidade, paternidade e outros benefícios previdenciários
• FGTS, possíveis multas para rescisão de contrato, aviso prévio indenizado etc
• Seguro acidente de trabalho (SAT)
• Treinamentos
• Uniformes e equipamentos de proteção individual (EPIs)
• Programas específicos do setor de Gestão de Pessoas e outros benefícios corporativos.

Como calcular o custo total desse funcionário?

Para calcular esse valor sobre cada funcionário, deve-se considerar, portanto, os gastos com a contratação, a manutenção desse funcionário e sua possível rescisão.

É preciso somar os custos pagos diretamente ao funcionário (como salário e benefícios) e aqueles pagos ao Governo (impostos, INSS e outros).

Vamos considerar uma empresa enquadrada no lucro real para que você entenda os percentuais de encargos sobre cada custo.

É interessante lembrar que algumas resoluções sindicais podem fazer com que as alíquotas mudem, mas podemos tomar como base os seguintes valores:

• INSS: 20%
• Férias: 11,11%
• 13º salário: 8,33%
• FGTS: 8%
• Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%
• Multa para rescisão: 4%
• Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%
• Salário educação: 2,5%

Desta forma, se você considerar um salário de R$ 1.000:

• INSS: R$ 200
• Férias: R$ 111,10
• 13º salário: R$ 83,30
•  FGTS: R$ 80,00
• Previdenciário sobre 13º, férias e DSR: R$ 79,30
• Multa para rescisão: R$ 40,00
• Seguro acidente de trabalho (SAT): R$ 30,00
• Salário educação: R$ 25,00

Total: R$ 1.000 + R$ 648,70 = R$ 1.648,70

E os outros custos?

Desse total acima, você deve ainda somar os demais custos que citamos há pouco.

• Lembre-se que 6% do vale-transporte é pago pelo próprio funcionário dentro da folha de pagamento e para a empresa ficam os demais 94%.
• Já no caso do vale-alimentação, cada empresa tem sua política de cobrança. Pela Lei, a empresa pode cobrar do funcionário 20% do valor do benefício e pagar pelo restante.
• Para considerar os afastamentos de licença-maternidade e paternidade e auxílio-doença, considere mais 1% para cada.

Agora, inclua os benefícios corporativos, custos de treinamento, programas de RH, horas extras e outros.

Por que investir no seu funcionário?

Quando pensamos neste custo unitário e calculamos o valor total do quadro de funcionários, o montante mais alto pode assustar e a tendência é tentar reduzir custos.

Mas é preciso ter em mente que o investimento sobre o funcionário tem retorno. Isso porque quanto mais satisfeito o colaborador estiver, mais motivado e engajado com o trabalho estará.

O bem-estar no ambiente corporativo vem, primeiramente, da valorização que a empresa tem sobre o profissional. E essa valorização pode ser monetária – com os salários justos e benefícios – e, também, não monetária, o que chamamos de salário emocional.

Trata-se dos ganhos que o trabalhador tem com a empresa que trazem felicidade, mas não são investimentos financeiros.

Retorno sobre o investimento em benefícios (ROI)

Para que você saiba exatamente qual o retorno dos investimentos em benefícios corporativos e políticas de RH, é possível fazer o cálculo do ROI.

Assim, você terá uma métrica para mensurar e avaliar o desempenho das suas estratégias. Caso o ROI não esteja satisfatório, a gestão pode mudar suas decisões.

Para calcular o ROI, a fórmula é a seguinte:

ROI = (Receita – custo do investimento / custo do investimento) x 100

A receita seria o ganho financeiro obtido por aquela ação. Alguns benefícios, porém, são intangíveis, como o nível de felicidade do funcionário no trabalho. Mas você pode estipular outros indicadores que refletem o resultado dessa satisfação, como:

• Redução do absenteísmo
• Aumento nas vendas
• Redução do turnover (rotatividade de funcionários)
• E outras.

O principal aqui é entender que investir em benefícios corporativos é uma maneira de valorizar o funcionário e criar uma boa imagem corporativa frente às equipes. Funcionários motivados produzem mais e melhor e isso reflete nos seus resultados.

Se as métricas não estão sendo favoráveis, é hora de reavaliar quais benefícios você está colocando no investimento e quais poderiam ser mais eficientes.

Para saber mais, veja 6 sinais de que você precisa repensar os benefícios da sua empresa.